Hoe zorg je voor een goede vergadering?

Waarschijnlijk houdt niemand van vergaderen, maar toch is dit nodig om ideeën en standpunten met je collega’s uit te wisselen, zaken op een rij te zetten en om aan de hand hiervan knopen door te hakken en besluiten te nemen. Alhoewel een vergadering niet altijd het doel heeft om een besluit te nemen. Er zijn verschillende vormen van vergaderen en iedere vorm heeft een eigen doel. Deze vormen ga ik nu met jullie doornemen.

Soorten vergadering

–          Brainstormvergadering: De naam zegt het eigenlijk al. Vaak is er een probleem en er wordt door iedereen gezocht naar allerlei oplossingen. Deze vorm van vergaderen heeft vaak niet het doel om een beslissing te nemen maar om op ideeën en oplossingen te komen.

–          Instructie vergadering: Bij deze vorm worden er instructies gegeven aan de collega’s bij een bepaalde taak.

–          Informatieve vergadering: In tegenstelling tot de brainstormsessie waar er ideeën worden uitgewisseld, wordt er bij deze vorm van vergaderen informatie uitgewisseld. Vaak gaat dit door middel van korte presentaties en is er mogelijkheid tot vraag en antwoord.

–          Besluitvormende vergadering: Bij deze vorm van vergaderen is het doel uiteraard om knopen door te hakken en besluiten te nemen. Er worden standpunten besproken en conclusies worden getrokken om een goed besluit te kunnen nemen.

–          Overlegvergadering: De naam zegt het al, een vorm waarbij er wordt overlegd. De huidige situatie wordt bekeken, hoe het project verloopt en tegen welke problemen er wordt gelopen.

Vergadertips

Nu je weet welke vergadervormen er zijn en welke je het best voor jouw project kan toepassen, ga ik je nog een aantal vergadertips geven.
–           Vergader alleen wanneer het noodzakelijk is
–          Zorg dat telefoons uitstaan en laat laptoppen niet toe
–          Zorg voor een comfortabele ruimte met voldoende en goede stoelen en een ruime vergadertafel. Een ruime vergadertafel is van belang omdat dan iedereen bij de vergadering wordt betrokken.
–          Zorg dat iedereen aan het woord komt. De collega’s die minder spraakzaam zijn kunnen zo ook hun zegje doen.

Kosten

Hou ook rekening mee met de salarisadministratie. Wanneer er word vergaderd zijn mensen niet meer actief op de werkvloer. Dat eigenlijk in dat er op het moment dat er een vergadering is geen direct geld word verdient voor het bedrijf. Daarnaast kost een vergadering een hoop geld. Een ruimte huren, vervoer, eten zijn allemaal kosten die er eventueel bij kunnen komen.